Autos werden gewartet und überholt, wenn sie nicht mehr richtig laufen. Wie sieht es bei Unternehmen aus? Spätestens, wenn die Führungskraft Anzeichen sieht, dass die aktuellen Strukturen und Abläufe nicht mehr zum Unternehmenskontext (wie z.B. neue Arbeitswelt, Digitalisierung, KI, Wettbewerb, Wegfallen von Märkten etc.) passen und nicht mehr optimal für die Wertschöpfung sind, wird es Zeit, die Organisation neu aufzustellen. Doch was sollte man beachten?
Vorab Bewusstsein schaffen für die Tragweite eines unternehmensweiten Redesign der Organisation:
- Ein Organisations-Redesign gehört in den Verantwortungsbereich der Geschäftsführung. Fullstop. Wieso? Weil es das ganze Unternehmen betrifft und weil es Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und die Belegschaft hat.
- Ein planvolles strukturiertes Vorgehen schafft Klarheit und Akzeptanz.
- Kontinuierliche Prozessbegleitung durch die Geschäftsführung ist erforderlich. Wer die Verantwortung hat, sollte auch zu jeder Zeit wissen, was die Herausforderungen und die einzelnen Schritte zur Lösung der Herausforderungen sind.
Rahmenwerk für ein Organisations-Redesign schaffen:
- Status Quo: Wo steht die Organisation aktuell? Was sind die Herausforderungen und die Treiber des notwendigen Wandels? Was darf bleiben, was soll wegfallen?
- Design Kriterien: Was sind die Kriterien für das neue Design in Bezug auf die Ziele der Neuausrichtung? Was sind die Erfolgskriterien für das neue Design? Was sind Design Alternativen? Was hat Priorität?
- Design Architektur (Grobkonzept) : Was sind die vertikalen Dimensionen der Design Architektur? Welche Rolle hat das Mutterunternehmen? Was soll zentralisiert, was dezentralisiert werden? Wie soll der laterale Austausch zwischen den Verticals stattfinden?
- Operating Model: Wie soll die Unternehmenskultur aussehen? Welche Mitarbeiterprofile werden benötigt? Welche Prozesse, Technologien, Methoden und Systeme werden gebraucht?
- Design Initiative (Feinkonzept) : Wer sind die Verantwortlichen für das Feinkonzept? Sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten geklärt und klar verteilt? Wie wird das neue Design Konzept gegenüber den Stakeholder kommuniziert?
- Implementierung: Was muss installiert werden, bevor das neue Design live geht? Wie wird der Fortschritt überwacht? Wie werden Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigt? Wie erfolgen kontinuierliche Anpassungen und Feedbacks?
- Finetuning: Wie erfolgen notwendige Anpassungen für unvorhersehbare Ereignisse?
Somit stellt dieses Rahmenwerk bekannte Eckpfeiler der Build – Measure -Learn – Methode dar, die immer von einem Status Quo bzw. einem zu verfolgenden Ziel ausgeht. Es hilft also in Iterationen vorzugehen und erforderliche Anpassungen kontinuierlich zu verfolgen, um frühzeitige Richtungsänderungen managen zu können.
Für Führungskräfte gilt in einem Organisation Redesign: Lead by example, das heißt:
- voll hinter dem Organisations Redesign zu stehen, mit voller Überzeugungskraft und mit vollem Elan. „Set the tone.„
- die eigene Vision und die Design Kriterien klar und deutlich zu kommunizieren, um dann in die Phase des „Walk the Talk“ überzugehen.
- einen Sponsor oder Experten für den Design Prozess zu ernennen.
- wo nötig, erklären, was in und was out of the scope des Redesign ist. Dabei auf klare Abgrenzungen achten und präzise sein.
- bewusst einen Inner Circle schaffen, der das strategische Herzstück des Redesign Grobkonzeptes ist. Hier laufen die Informationen zusammen, hier wird geklärt, was vorab geklärt werden muss, was die Alternativen sind, bevor Informationen an die Stakeholder oder Belegschaft gehen. Es ist hilfreich, den Inner Circle cross-funktional mit Top-Experten in der jeweiligen Funktion zu besetzen, die im Unternehmen auch lateral gut verdrahtet sind.
- viele Mitarbeiter zu involvieren, Stichwort: Partizipation, sobald es um das Design Feinkonzept geht, damit man viele hinter sich sammelt.
- dafür zu sorgen, dass der ganze Prozess überwacht wird, damit man weiß, ab wann und warum etwas aus dem Ruder läuft. Delegation darf dabei nicht fehlen.
- für eine bottom-up Kommunikation zu sorgen, so dass man weiß, wo Hindernisse auftauchen.
- Rollen und Regeln als Blockpfeiler des Design Prozesses zu installieren.
- und zu guter Letzt, sich selbst kritisch zu hinterfragen, ob man die gesetzten Ziele erreicht oder ob Expertenrat bzw. Feedback von unabhängigen Dritten eingeholt werden muss.